Очень часто специалисты в области экологии на предприятиях сталкиваются с неопределенностью относительно сроков хранения документов, связанных с использованием природных ресурсов и охраной окружающей среды. Эта неопределенность усугубляется переходом многих видов отчетности в электронный формат, что часто приводит к отсутствию физических копий, например, статистических форм, которые должны храниться постоянно.
Однако в компаниях, где существуют архиваторы и отдельные архивные подразделения, у экологов обычно имеется структурированный список дел с ясной номенклатурой. Этот список включает заголовки (или наименования) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения. Такие перечни разрабатываются в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке номенклатур дел, утвержденными Федеральным архивным агентством 5 августа 2005 года.
Важно отметить, что для организаций создание собственного архива является правом, в то время как для государственных органов и органов местного самоуправления это обязанность в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Согласно этому закону, необходимо обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков, определенных федеральными законами и нормативными правовыми актами.
Для того чтобы наладить эту работу, следует обратить внимание на Методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях, разработанные Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в 2021 году и опубликованные на сайте Росархива. Эти вопросы должны решаться соответствующими специалистами.
При взаимодействии с перечнями важно учесть, что сроки хранения установлены индивидуально для следующих категорий организаций:
- Застройщики (заказчики) документации.
- Разработчики.
- Организации, утверждающие, согласовывающие, лицензирующие и экспертные организации, а также ведомства, не являющиеся застройщиками.
- Исполнители работ в эксплуатирующих организациях.
- Контрольные и надзорные органы.
Пояснения к установленным срокам хранения (раздел IV Инструкции по применению Перечня № 236):
Срок хранения "До минования надобности": организация сама определяет срок хранения, не менее одного года. Применяется, например, к проектам локальных нормативных актов и копиям документов.
Срок хранения "Постоянно": документы с таким сроком включаются в состав Архивного фонда РФ после временного хранения в организациях. Сроки различны для разных категорий организаций (15 лет для федеральных органов, 10 лет для органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ, 5 лет для органов местного самоуправления).
Негосударственные организации, передающие документы в архивы, делают это в сроки, определенные договором, с установкой срока хранения "Постоянно".
Срок хранения "До ликвидации организации": документы хранятся до ликвидации, независимо от того, выступает ли организация источником комплектования архива. При ликвидации они подлежат экспертизе ценности и возможному включению в Архивный фонд РФ.
Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) указывает на возможность отбора документов на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности.
Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов до их отмены и замены новыми.
В контексте сроков хранения документации имеются свои временные рамки для приказов по основной деятельности, должностных инструкций (ст. 19, 182, 434, 442, 443 Перечня № 236), планов, отчетов, а также документов о повышении квалификации работников, справок и договоров на обучение (5 лет согласно ст. 482, 483, 488, 491, 492 того же Перечня). Это также относится к областям градостроительной деятельности, контроля и технического надзора, промышленной безопасности.
Организации могут продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы их ценности. Повышение установленных Перечнем № 236 сроков хранения допускается, если это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.
Помимо законодательных требований, существует объективная цель хранения документов — обеспечение доказательной базы в случае предъявления претензий или обвинений в совершении экологического правонарушения. Например, Федеральный закон от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды» предоставляет право предъявить иск о компенсации экологического вреда в течение 20 лет после того, как стало об этом известно.
Для некоторой документации, особенно разрешительной, и результатов производственного экологического контроля (ПЭК), рекомендуется продлить срок хранения до 20 лет, даже если перечни предусматривают более короткий период.
Федеральные органы, включая Росприроднадзор, Роснедр и Росгидромет, утверждают перечни документов и их сроки хранения. Также органы местного самоуправления соблюдают правила организации хранения документов в соответствии с приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
В случае утери документа, целесообразно составить акт о его утрате, содержащий всю существенную информацию, включая наименование утерянных документов и обстоятельства обнаружения утраты.
Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле предусматривает штрафы для граждан, должностных лиц и юридических лиц.
Напоминается, что соблюдение сроков временного хранения документов обязательно, и после их истечения, документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков временного хранения запрещено.
Организации могут передавать на уничтожение (не утилизацию) архивные документы, а не отходы. Договор на уничтожение должен ясно отражать этот момент. Уничтоженные документы необходимо различать от утилизированных отходов, что особенно важно с учетом требований закона об отходах производства и потребления.
Возможно, вы искали: Экологическая документация, сроки хранения экологической документации, архивное хранение документов
