Очень часто у специалистов в области охраны окружающей среды, работающих на предприятиях, возникают сложности в определении сроков хранения документации по природопользованию. Это особенно актуально после истечения сроков ее действия. Проблема усугубляется переходом многих отчетов на электронный формат, что может привести к отсутствию физических копий, например, статистических форм, обязанных храниться постоянно.
В то время как в некоторых компаниях, где существуют архиваторы и архивы как отдельные подразделения, у экологов обычно есть структурированный список дел, содержащий наименования документов, созданных в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения. Этот список разрабатывается в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке номенклатуры дел, утвержденными Федеральным архивным агентством 5 августа 2005 года.
Создание собственного архива для организаций является правом, а для государственных органов и органов местного самоуправления – обязанность. Согласно Закону № 125-ФЗ от 22.10.2004, таким организациям необходимо обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных законами и нормативными актами сроков.
Для эффективной организации работы с архивами в чрезвычайных ситуациях, экологи могут обратиться к Методическим рекомендациям, разработанным Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела в 2021 году, опубликованным на сайте Росархива.
Особое внимание при работе с архивной документацией охраны окружающей среды направлено на определение сроков ее хранения. Для этого используется систематизированная информация, включая перечень управленческих и научно-технических документов, с указанием сроков их хранения, утвержденных приказами Росархива от 20.12.2019 № 236 и 28.12.2021 № 142. Инструкции по применению этих перечней также утверждены соответствующими приказами Росархива.
При изучении перечней следует обращать внимание на то, что сроки хранения устанавливаются отдельно для различных типов организаций, таких как застройщики, разработчики, утверждающие документы, исполнители работ и другие.
Разъяснения к установленным срокам хранения в разделе IV Инструкции по применению Перечня № 236 следующие:
- Срок хранения "До минования надобности":
- Организация сама определяет срок хранения документов, но он не может быть менее одного года.
- Этот срок устанавливается для проектов локальных нормативных актов организации, документов, присланных для сведения, а также копий документов.
- Срок хранения "Постоянно":
- Документы с таким сроком хранения включаются в состав Архивного фонда РФ и передаются на постоянное хранение в соответствующие архивы после временного хранения в организациях.
- Сроки хранения:
- 15 лет для документов федеральных органов власти, других государственных органов РФ, государственных фондов, корпораций и компаний.
- 10 лет для документов органов государственной власти субъектов РФ и организаций субъектов РФ.
- 5 лет для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций.
- Срок хранения "До ликвидации организации":
- Документы с этим сроком хранятся до ликвидации организации, независимо от ее статуса как источника комплектования архивов. При ликвидации они могут быть включены в Архивный фонд РФ.
- Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия):
- Проставляется к срокам хранения отдельных видов документов.
- Документы могут быть отобраны на постоянное хранение после экспертизы их ценности.
- Срок хранения "До замены новыми":
- Применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые хранятся до их отмены и замены новыми.
Организации обязаны соблюдать установленные сроки хранения для различных видов документов, таких как приказы по основной деятельности, должностные инструкции, планы, отчеты, документы о повышении квалификации работников, справки и договоры на обучение. В соответствии со статьями 19, 182, 434, 442, 443 Перечня № 236, а также статьями 482, 483, 488, 491, 492 того же Перечня, установлены сроки хранения от 5 лет.
Организации имеют право продлевать сроки временного хранения документов при проведении экспертизы их ценности. Повышение установленных сроков хранения (Перечень № 236) допускается в случаях, когда это обусловлено особенностями работы конкретной организации и ее практическими потребностями.
Объективной целью хранения документов является необходимость иметь доказательную базу в случае предъявления претензий или обвинений в совершении экологического правонарушения. Например, в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды», иск о компенсации экологического вреда можно предъявить в течение 20 лет после того, как стало известно об этом. Поэтому срок хранения разрешительной документации и результатов производственного экологического контроля (ПЭК) разумно продлить до 20 лет, даже если установленные перечнями предусмотрены более короткие сроки.
Федеральные органы и другие государственные органы разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, с указанием сроков их хранения, согласовываясь с уполномоченным федеральным органом по архивному делу. Для уточнения сроков хранения в различных ведомствах могут использоваться перечни, утвержденные соответствующими приказами, такими как приказ Росприроднадзора от 05.10.2022 № 440, приказ Роснедр от 17.03.2023 № 135, приказ Росгидромета от 20.06.2023 № 333.
В органах местного самоуправления действует приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, утверждающий Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
В соответствии со статьей 27 Закона № 125-ФЗ, юридические лица, должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут ответственность, предусмотренную законодательством России. Согласно статье 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тыс. до 3 тыс. руб., на должностных лиц от 3 тыс. до 5 тыс. руб., на юридических лиц от 5 тыс. до 10 тыс. руб.
В случае утери документа рекомендуется составить акт о его утрате. Акт составляется произвольно, включая всю существенную информацию, такую как наименование утерянных документов, обстоятельства обнаружения утраты, предпринятые действия, и дата оформления. Важно, чтобы в акте присутствовали подписи ответственных лиц с расшифровками. Подобный акт предъявляется по запросу уполномоченного надзорного органа и только при отсутствии других возможных вариантов.
В отношении уничтожения архивных документов подчеркивается, что сроки временного хранения должны соблюдаться всеми организациями. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещено. При передаче на уничтожение подчеркивается необходимость различать уничтожение документов и информации на носителях в целях безопасности и утилизацию отходов, с учетом требований Федерального закона от 24.06.1998 № 89-ФЗ «Об отходах производства и потребления». Уточняется, что передача на уничтожение касается архивных документов, а не отходов, и это следует учитывать в договоре на уничтожение. В договоре рекомендуется отразить, что право собственности на отходы, образовавшиеся в результате уничтожения, возникает у исполнителя в момент их образования в ходе его деятельности.
Возможно, вы искали: сроки хранения документации, срок хранения проектной документации, архив документов, учет документов, экологическая документация
